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15/05/2018

Créer des rapports personnalisés par emails

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Parce que vous avez besoin d’avoir des données de manière régulière, sous le même format et pour les retravailler sous excel, personnaliser un rapport par e-mail vous permet de gagner du temps.

 

1. Créer un rapport personnalisé

Cette première étape est essentielle pour construire vos données avant de les exporter et/ou d’en faire un e-mail. Il est aussi tout à fait possible de passer par les rapports Google (Audience, Acquisition, Comportement, etc.) et de passer directement à l’étape 2. Cela vous évite d’avoir à construire le rapport, si ce que vous donne Google vous satisfait sans avoir à rajouter de choses.

  1. Connectez vous à Google Analytics et accéder à la vue concernée
  2. Cliquez sur Personnalisation > Rapports personnalisés puis Nouveau rapport personnalisé
  3. Saisissez un titre explicite (Exemple: « CA et ventes adwords par mots clefs »)
  4. Vous bénéficiez d’un premier onglet, mais vous avez la possibilité d’en ajouter.
  5. Choisissez un type de rapport, je ne vous détaillerai que deux, les autres étant du visuel (synthèse géographique) ou non testé (entonnoir)
    • Tableau statique : il s’agit d’un tableau que vous pouvez trier et qui affiche les données dans des lignes.
    • Explorateur : c’est le tableau statique avec un graphique.
  6. Définissez votre dimension et vos statistiques :
    • Dimension : attributs de vos données de type source, support, canal, ville, etc.
    • Statistiques : mesures quantitatives  de type sessions, utilisateurs, temps passé, etc.
  7. Facultatif : vous pouvez ajouter un filtre afin de limiter le rapport  et sélectionner l’emplacement d’affichage du rapport.
  8. Cliquez sur Enregistrer.

 

2. Programmer l’envoi d’un email régulier

Ensuite vous allez pouvoir programmer la réception de mail de manière récurrente :

  1. Sélectionnez une plage de date automatiquement calculée par Google (hier, semaine dernière, mois dernier, 7 derniers jours, 30 derniers jours). Vous ne pouvez pas sélectionner une date en manuel sinon le rapport programmé ne changera jamais vos dates.
  2. En haut à droite du rapport cliquez sur Partager
  3. Insérer les e-mails devant recevoir le rapport et modifier l’objet / titre de votre e-mail si besoin (en rajoutant hebdomadaire ou mensuel par exemple si vous faite plusieurs rapports)
  4. Choisissez le format parmi PDF, CSV ou XLSX
  5. Choisissez une fréquence : tous les jours, toutes les semaines (vous pouvez sélectionner le jour je vous conseille à minima J+2 pour avoir un retour de conversions correctes donc mercredi pour un rapport du lundi au dimanche de la semaine passée), tous les mois, tous les trimestres.
  6. Dans les options avancées vous pouvez déterminer la durée de l’envoi du rapport
  7. Cliquez sur Envoyer

 

3. Combien de rapports devez vous programmer?

Tout dépend de vos besoins et de ceux de vos équipes, il est cependant recommandé de faire des rapports personnalisés pour chaque type/besoin de collaborateur, par exemple :

  • un rapport sur les ventes (volume, CA, etc.) quotidien, hebdomadaire et mensuel pour les équipes de vente
  • un rapport sur l’efficacité des pages et du tunnel de conversion pour votre webmaster en charge de l’efficacité du site (souvent hebdomadaire ou mensuel)
  • un rapport de trafic SEO et referral pour votre référenceur SEO
  • un rapport Adwords pour votre responsable SEA quotidien, hebdomadaire et mensuel
  • un rapport sur les pages produits et les ventes (détail par produit) pour vos chef de produits
  • etc.